Z dnem 20. 11. 2023 se pričnejo uporabljati spremembe in dopolnitve, ki jih prinaša Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 50/2023, v nadaljevanju ZEPDSV-A).  ZEPDSV določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov.(1) Na področju dela in socialne varnosti se vodi več različnih evidenc, delodajalec pa je dolžan voditi evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Do dne 19. 11. 2023 ima delodajalec obveznost, da dnevno v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca vpisuje naslednje podatke: (i) podatke o številu ur, (ii) skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, (iii) opravljene ure v času nadurnega dela, (iv) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, (v) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, (vi) neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, (vii) število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa. Z dnem 20. 11. 2023 pa ZEPDSV-A dodaja še naslednje podatke, ki jih mora delodajalec beležiti: (viii) čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela, (ix) izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom, (x) opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo), (xi) opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in (xii) tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Poleg navedenega, pa se k 18. členu ZEPDSV dodaja še drugi odstavek, ki delodajalcu, ki evidence o izrabi delovnega časa ne vodi elektronsko, daje možnost, da podatek o tekočem seštevku ur v tednu, mesecu oziroma letu vpisuje tedensko.(2) Iz obrazložitve predloga ZEPDSV-A izhaja, da so bile spremembe in dopolnitve podatkov, ki jih je treba vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa predlagane z namenom zagotovitve učinkovitejšega inšpekcijskega nadzora, saj so inšpektorji za delo ugotovili, da so evidence delovnega časa pri delodajalcih pogosto prirejene in ne izkazujejo dejanskega stanja. Eden izmed pokazateljev prirejenih evidenc je tudi podatek o prisotnosti delavcev, ki znaša natanko osem ur. Po poročilih Inšpektorata za delo je največ ugotovljenih kršitev ZEPDSV, ki se nanašajo prav na vodenje evidence o izrabi delovnega časa. Tako bo po novem treba v evidenco o izrabi delovnega časa vpisovati tudi podatek o času prihoda delavca na delo in odhoda delavca z dela, izrabi in obsegu izrabe odmora med delovnim časom, o opravljenih urah v posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa, opravljenih urah v neenakomerno razporejenem delovnem času in začasno prerazporejenem delovnem času ter seštevek ur za daljše obdobje (teden, mesec, leto oz. posamezno referenčno obdobje).(3)

Vodenje evidence o izrabi delovnega časa je določeno z 19. členom ZEPDSV. Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko delavec sklene pogodbo o zaposlitvi in preneha z dnem, ko preneha pogodba o zaposlitvi. Podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ko delodajalec preneha z dejavnostjo, mora arhiv podatkov o izrabi delovnega časa prevzeti pravni naslednik, če pravnega naslednika ni, pa to prevzame Arhiv Republike Slovenije.(4) Z dnem 20. 11. 2023 dalje, bo delodajalcu naložena obveznost, da delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve iz prejšnjega stavka se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.(5)

ZEPDSV-A za določene delodajalce uvaja tudi obveznost elektronskega vodenja evidenc. Delodajalec mora dve leti voditi evidenco o izrabi delovnega časa elektronsko, če mu je bila (i) pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega ali tretjega odstavka 217.a člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami, v nadaljevanju ZDR-1) ali (ii) pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena ZEPDSV.(6) Sprememba je tudi možnost podaje pisnega predloga za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa. Omenjeni predlog lahko delodajalcu poda sindikat pri delodajalcu, če ta ni organiziran, pa svet delavcev oziroma delavski zaupnik. Delodajalec mora predlog obravnavati in se do njega opredeliti v 30 dneh od prejema. V primeru zavrnitve predloga, mora delodajalec podati pisno utemeljitev, hkrati pa pisno obvestiti tudi inšpektorat, pristojen za delo. Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec, se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Delavec neposredno elektronsko dostopa brez prisotnosti delodajalca. Že v predlogu ZEPDSV-A je bilo omenjeno, da se obveznost vodenja evidence o izrabi delovnega časa v elektronski obliki začne uporabljati po vzpostavitvi informacijske podpore za elektronsko vodenje (najkasneje dvanajst mesecev po vzpostavitvi informacijske podpore za elektronsko vodenje). Z elektronskim vodenjem evidence o izrabi delovnega časa bo zagotovljena boljša verodostojnost te evidence, hkrati pa bo ta predstavljala podlago za učinkovitejši inšpekcijski nadzor. Zakon določa, da se morajo beležiti vsi posegi v evidenco na način, da naknadna sprememba podatka vsebuje tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe.(7)

V zvezi z zgoraj navedenimi novostmi glede evidentiranja izrabe delovnega časa, se bo z dnem 20. 11. 2023 pričel uporabljati tudi novi 23. člen ZEPDSV, ki določa prekrške v zvezi z vodenjem evidenc, in sicer z globo od 1.500 do 20.000 eurov se kaznuje delodajalec - pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, ki: (i) ne vodi, hrani ali posodablja evidence o izrabi delovnega časa v skladu s 4. členom ZEPDSV, (ii) v evidenci o izrabi delovnega časa navede neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke, (iii) uporabi podatke iz evidence o izrabi delovnega časa za druge namene, (iv) delavca pisno ne obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa v skladu s četrtim odstavkom 19. člena ZEPDSV, (v) ne hrani evidence o izrabi delovnega časa ali dokumentacije, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki v skladu s petim odstavkom 19. člena ZEPDSV. Za navedene prekrške se z globo od 300 do 8.000 eurov kaznuje manjši delodajalec (pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost), z globo od 150 do 1.200 eurov se kaznuje delodajalec posameznik, ter z globo od 150 do 2.000 eurov se kaznuje odgovorna oseba delodajalca pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika oziroma posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, ter odgovorna oseba v državnem organu ali v lokalni skupnosti. Z globo od 150 do 2.000 eurov pa se kaznuje odgovorna oseba v državnem organu ali drugi organizaciji z javnim pooblastilom, ki za potrebe zakona ne zagotovi dostopa ali vpogleda v podatke iz evidenc, določenih v petem odstavku 4. člena ZEPDSV.(8) Z globo pa se bo kaznovalo tudi za prekrške v zvezi z elektronskim načinom vodenja evidence o izrabi delovnega časa, natančneje bo to določal 23.a člen ZEPDSV.(9)

Novosti ZEPDSV-A torej ne prinašajo radikalnih sprememb, saj imajo delodajalci obveznost vodenja evidence o izrabi delovnega časa že sedaj. Kljub zakonsko določenim zahtevam, ki jih postavlja ZEPDSV, pa se žal pogosto ugotavlja, da mnogi delodajalci ne izpolnjujejo teh obveznosti ali to počnejo nepravilno. Evidenca o izrabi delovnega časa ima ključno vlogo pri zagotavljanju pravic zaposlenih in transparentnosti delovnih procesov. Poleg tega služi kot osnova za obravnavanje morebitnih sporov med delodajalcem in zaposlenimi. Vendar pa je pomembno opozoriti, da nezadostno ali nepravilno vodenje evidenc ne škoduje le zaposlenim, temveč lahko privede tudi do pravnih posledic za delodajalce. Kršitve zakonodaje na področju evidence o izrabi delovnega časa lahko vodijo do glob in slabega ugleda podjetja. Zato je ključnega pomena, da se delodajalci zavedajo svojih zakonskih obveznosti in izpolnjujejo zahteve, ki jih postavlja ZEPDSVglede vodenja evidenc o izrabi delovnega časa.

 

Vir: FinD-INFO

Avtor: Tanja Bohl