Vir: Verlag Dashöfer

Definicija

Službeno potovanje je potovanje iz kraja stalne zaposlitve zaradi opravljanja določenih nalog oziroma obveznosti po nalogu delodajalca oziroma pri delodajalcu neposredno nadrejenega delavca.

PRAVNI VIDIK

Povračila stroškov v zvezi s službenimi potovanji so pravica zaposlenih, ki izhaja iz zakona o delovnih razmerjih in kolektivnih pogodb za posamezne dejavnosti.

Predpisi, ki določajo zneske povračil stroškov (med nje sodijo tudi povračila stroškov na službenih potovanjih) in drugih prejemkov ter pogoje, pod katerimi so zaposleni v gospodarstvu upravičeni do njih, so:

- Zakon o delovnih razmerjih (Ur.l. RS št: 42/02) z dopolnitvami in spremembami,

- Kolektivne pogodbe dejavnosti (objavljene v različnih uradnih listih), sklenjene na podlagi zakona o kolektivnih pogodbah (Ur.l. RS, št. 43/06),

- Kolektivna pogodba o izredni uskladitvi plač (Ur.l. RS št. 62/08),

- Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (Ur.l.RS št.38/94) z dopolnitvami in spremembami, če se KPdej sklicuje nanjo,

- Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja (Ur.l.RS št. 140/06) z dopolnitvami in spremembami, če se KPdej sklicuje nanjo,

- Zakon o določitvi minimalne plače (Ur.l.RS št. 13/2010).

Določbe delovnopravnih predpisov o zneskih nekaterih povračil in drugih prejemkov so precej raznolike, zneski upravičenj po kolektivni pogodbi so v nekaterih primerih različni, zato je smiselno, da se plačilo povračil stroškov in drugih prejemkov v podjetju uredi z internim aktom (pravilnikom o računovodstvu, sklepom), čeprav je direktna uporaba zunanjega predpisa tudi možna. Zakon o kolektivnih pogodbah v 5. členu določa, da se delodajalci, ki jih zavezuje kolektivna pogodba, pri sklepanju kolektivnih pogodb na ožji ravni dogovorijo o pravicah in pogojih, ki so za zaposlene ugodnejši.

Zato je potrebno pri izplačevanju povračil stroškov in drugih prejemkov zaposlenim izhajati iz:

- notranjega akta podjetja, ki naj določa pravila obračunavanja in izplačevanja povračil stroškov in drugih prejemkov,

- KPdej, ki za posamezne vrste izplačil določa pravila in obračunavanje, razen če se sklicuje na drug predpis (na primer na davčno uredbo, na KPPI, na zakon o višini povračil stroškov, ki velja za javni sektor, ali na kaj drugega),

- KPPI ter

- Zakon o delovnih razmerjih, ki določa pravice samo v splošnem.

Če so pravice iz kolektivne pogodbe, zakona ali internih aktov podjetja ugodnejše od davčno priznanih zneskov, so zneski nad tistimi iz davčne uredbe obremenjeni s prispevki za socialno varnost in dohodnino.

 

Predpisi, ki določajo dajatve pri povračilih stroškov in drugih prejemkov, so naslednji:

- Zakon o dohodnini (Ur.l.RS št. 117/09) s spremembami in dopolnitvami,

- davčni uredbi in

- Zakon o prispevkih za socialno varnost (Ur.l.RS 5/96) s spremembami in dopolnitvami.

RAČUNOVODSKI VIDIK

Kot to določa SRS 12 in kontni okvir za gospodarske družbe so povračila stroškov zaposlenim v zvezi z delom stroški storitev. Med stroški povračil na službenih potovanjih se pojavljajo predvsem naslednji stroški: dnevnice, kilometrine, stroški nočitev, stroški prevoza z javnimi prevoznimi sredstvi, stroški parkirnin in cestnin, stroški za vstopnice, stroški pogostitve poslovnih partnerjev...

Splošna pravila obračunavanja stroškov za službena potovanja v državi in v tujini podjetja praviloma uredijo v svojem internem aktu. Pravila, ki urejajo obračunavanje in izplačevanje povračil stroškov na službenih potovanjih v državi in na službenih potovanjih v tujini, so lahko takšna:

- za službeno potovanje v državi in v tujini se lahko upravičencu izplača akontacija v znesku predvidenih stroškov, ki morajo biti v nalogu za službeno potovanje natančno razčlenjeni,

- akontacija za povračilo stroškov službenega potovanja v državi ali v tujini se zaposlenemu obvezno nakaže na njegov transakcijski račun,

- akontacija se ne izplača, če upravičenec iz neupravičenih razlogov ni predložil obračunov prejšnjih službenih potovanj v predpisanem roku ali ni poravnal obveznosti v zvezi z njimi,

- nalog za službeno potovanje zaposlenemu podpiše predstojnik oziroma druga pooblaščena oseba,

- nalog za službeno potovanje se izda v pisni obliki, izjemoma se lahko v nujnih primerih odredi službeno potovanje tudi ustno, telefonsko ali elektronsko; v takem primeru se pisni nalog izda najkasneje v 2 dneh po odhodu upravičenca na službeno potovanje,

- obračun stroškov, nastalih na službenem potovanju in morebitni ostanek sredstev se predložita pristojnemu zaposlenemu naslednji dan po potovanju, najpozneje pa v 7 dneh po njem; pristojni zaposleni je dolžan vso dokumentacijo v zvezi s službenim potovanjem predati finančni službi podjetja v 7 dneh po prejemu obračuna,

- obračun se opravi na osnovi izvirnih dokazil o stroških, ki jih je potrebno priložiti nalogu za službeno potovanje, na katerem so obračunani stroški službenega potovanja,

- potnemu nalogu je potrebno priložiti poročilo o opravljenem službenem potovanju,

- opravljene delovne ure na službenem potovanju se obračunajo na osnovi poročila o službenem potovanju.

Za pravilno računovodsko obravnavo stroškov službenega potovanja je potrebno upoštevanje SRS 21.7., ki pravi, da so izvirne knjigovodske listine o poslovnih dogodkih listine, ki se sestavljajo na kraju in v času njihovega nastanka, sestavljajo pa jih osebe, ki sodelujejo pri nastanku le teh. Tako nalog za službeno potovanje in obračun potnega naloga ni obrazec, ki bi bil zakonsko predpisan. Podjetje samo v svojem splošnem aktu opredeli vsebino vsake vrste knjigovodskih listin (tudi vsebino in obliko naloga za službeno potovanje).

Knjigovodske listine se kontrolirajo, da se zadosti načelu resničnosti, torej da kažejo podatki v njih dejansko stanje in gibanje sredstev, obveznosti do njihovih virov, prihodkov in odhodkov. Knjigovodske listine so verodostojne, če se pri kontroliranju pokaže, da lahko strokovno usposobljena oseba, ki ni sodelovala v poslovnih dogodkih, na njihovi podlagi popolnoma jasno in brez kakršnihkoli dvomov spoznajo naravo in obseg poslovnih dogodkov.

Zato je praviloma obvezna priloga naloga za službeno potovanje poročilo o opravljenem službenem potovanju. Način predložitve, vsebino in obliko takšnega poročila o opravljenem službenem potovanju podjetje uredi v svojem internem aktu.

DAVČNI VIDIK

Med povračili stroškov za službena potovanja štejemo naslednja povračila stroškov:

- dnevnice za službena potovanja v državi,

- dnevnice za službena potovanja v tujini,

- povračila stroškov prenočevanja na službenih potovanjih v državi,

- povračila stroškov prenočevanja na službenih potovanjih v tujini,

- povračila stroškov prevoza na službenih potovanjih v državi,

- povračila stroškov prevoza na službenih potovanjih v tujini,

- povračila drugih stroškov na službenih potovanjih v državi in

- povračila drugih stroškov na službenih potovanjih v tujini.

približaj

 

približaj

* Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (Ur.l.RS 38/94, 63/94, 24/96, 96/00, 35/02, 86/02, 66/04, 16/07 in 30/09, 21/12)

** Podpisniki KPPI so uporabili rešitev iz 130. člena Zakona o delovnih razmerjih, po kateri se velikosti povračil stroškov, ki jih ima delavec na službenih potovanjih pri opravljanju del in nalog iz pogodbe o zaposlitvi, ki niso določena v kolektivni pogodbi, določijo z izvršilnim predpisom. V praksi se za določanje velikosti takšnih povračil stroškov zaposlenih uporablja Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino, čeprav velja le za javne uslužbence in funkcionarje v organih državne uprave, pravosodja in v Vladi Republike Slovenije.

 

Kako določimo velikost in upravičenost povračila stroškov na službenem potovanju zaposlenim v podjetju ?

Pri določanju upravičenosti in velikosti povračil stroškov zaposlenim na službenem potovanju v Sloveniji ali v tujini najprej preverimo, kako imamo povračila stroškov urejena v internem aktu podjetja. Hkrati moramo preveriti, da so povračila v internem aktu usklajena z minimalnimi zneski povračil stroškov, ki jih določa kolektivna pogodba (kolektivna pogodba dejavnosti, KPPI), saj so povračila stroškov določena v kolektivni pogodbi pravica zaposlenih, ki jo lahko izterjajo po sodni poti. Maksimalne zneske povračil stroškov zaposlenim na službenem potovanju navzgor omejuje Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja, ki jih moramo ob izplačilu povračil stroškov zaposlenim prav tako preveriti, saj so to maksimalni zneski, ki jih smemo zaposlenim izplačati kot povračilo stroškov na službenem potovanju brez plačila dodatnih dajatev (dohodnine in socialnih prispevkov).

Dnevnice za službena potovanja v državi

Dnevnica je povračilo za prehrano na službenem potovanju. ZDR določa, da mora delodajalec zaposlenemu zagotoviti povračila stroškov, ki jih ima pri opravljanju del in nalog na službenem potovanju.

Glede višine izplačanih dnevnic je potrebno pogledati v KPdej in KPPI. Podjetje lahko izplača zneske dnevnic po kolektivni pogodbi ali po davčni uredbi, kar pomeni, da je potrebno upoštevati pravila za izplačevanje po davčni uredbi. Posebej je pri določanju višine dnevnice potrebno paziti, če KPdej določa kakršnokoli zmanjšanje dnevnice samostojno ali pa se pri dnevnicah v državi sklicuje na davčno uredbo, saj je lahko razlika ne le v izplačilu, pač pa tudi v davčni obravnavi izplačane dnevnice. Večina KPdej določa velikosti dnevnic v velikosti določenih z davčno uredbo, nekatere pa tako kot so višine dnevnic določene za javni sektor (na primer KP železniškega prometa).

KPPI v 17. členu določa, da dnevnica za službena potovanja v Sloveniji znaša:

približaj

 

približaj

Ti zneski se ujemajo z zneski v davčni uredbi. Delodajalci, ki izplačujejo dnevnice po KPPI, upoštevajo tudi njen 20. člen, ki pravi, da delodajalci izplačujejo povračila stroškov v zvezi s službenimi potovanji, kot jih določa ta kolektivna pogodba, vendar na način, da se ne vštevajo v davčno osnovo za plačilo dohodnine in ne vštevajo v osnovo za plačilo prispevkov.

Če KPdej na primer ne določa zmanjšanja dnevnice v primeru, da je zajtrk zagotovljen, je zaposleni upravičen do enakega zneska dnevnice, kot če prehrana ni organizirana, kar pa davčno pomeni, da je razlika med izplačano dnevnico in davčno priznano dnevnico obremenjena z dohodnino in prispevki.

Nekaj pravil, ki jih je potrebno upoštevati pri obračunavanju in izplačevanju dnevnic za službeno potovanje:

- dnevnica in regres za prehrano se izključujeta, razen če gre zaposleni na potovanje po tistem, ko je že delal najmanj polovico polnega delovnega časa na svojem delovnem mestu, preostali del delovnega časa pa je na službenem potovanju in prejme pripadajoči del dnevnice,

- dnevnica in brezplačna prehrana na službenem potovanju se izključujeta, če so na službenem potovanju stroški prehrane všteti v ceno druge storitve, ta pa je plačana, ali pa mu jih poravna organizator; v takšnem primeru zaposleni nima pravice še do povračila dnevnice, saj bi bili stroški za vso prehrano na službenem potovanju poravnani dvakrat,

Predpisi podrobneje ne urejajo, kakšni dokumenti so potrebni za izplačilo dnevnic, je pa v davčni uredbi nedvoumno zapisano, da morajo biti stroški povračil na službenem potovanju dokumentirani s potnim nalogom in z računi. Zaposleni je tako upravičen do povračila stroškov dnevnice v državi, če potuje na osnovi potnega naloga. Vsi ostali stroški na službeni poti (stroški prevoza, prenočevanja in drugi morebitni stroški na službenem potovanju) se dokazujejo z računi.

 

Posebnost v zvezi z obračunavanjem neobdavčenih zneskov dnevnic določenih v tretjem odstavku 4. člena davčne uredbe je, da se, če je narava dela takšna, da se opravlja pretežno zunaj sedeža delodajalca na območju Slovenije in se delodajalec vsak dan vrača v kraj, kjer prebiva, v osnovo za davek od dohodka iz delovnega razmerja ne všteje povračilo stroškov prehrane med delom do velikosti in pod pogoji, ki so določeni v 2. členu davčne uredbe.

Skladno s to določbo se namreč delavcem, ki opravljajo delo, katerega narava je takšna, da se opravlja pretežno izven sedeža delodajalca in se delavec vsak dan vrača v kraj, kjer prebiva,za davčne namene ne obravnava kot službeno potovanje. Takšna dela opravljajo gradbeni delavci, serviserji, vozniki motornih vozil, trgovski potniki, akviziterji, gozdarji, poljedelci in drugi.

Davčna uredba podrobneje ne določa, katera dela spadajo v takšna vrsta del, niti kaj je razumeti za pretežno opravljanje dela zunaj sedeža delodajalca. Po našem mnenju je potrebno izhajati iz opisa delovnega mesta, sistematizacije delovnih mest, pogodbe o zaposlitvi, kolektivne pogodbe ali drugih internih aktov podjetja.

Povračila stroškov prenočevanja na službenih potovanjih v državi

ZDR določa, da mora delodajalec zaposlenemu zagotoviti povračila stroškov, ki jih ima pri opravljanju del in nalog na službenem potovanju.

Glede višine izplačil stroškov prenočevanj v državi je potrebno preveriti v KPdej. Pravila in zneski izplačil stroškov prenočevanja v podjetju so lahko urejeni skladno s pogoji v kolektivni pogodbi ali skladno s pogoji v davčni uredbi. Pri tem je potrebno paziti, ali kolektivna pogodba, po kateri se ravnamo, določa kakšne posebne pogoje pri izbiri prenočišča (na primer kategorijo hotela) ali pa se sklicuje na davčno uredbo. Razlika je zaradi tega lahko v izplačilu in njegovi davčni obravnavi. V večini KPdej je urejeno tako, da se prizna znesek po računu, ki ga odobri delodajalec, ali pa tako, da se prizna znesek do velikosti dejanskih stroškov.

Običajna praksa je, da se stroki prenočevanja na službenem potovanju v državi zaposlenim povrnejo v znesku po predloženem računu za prenočevanju v hotelu, ki ga odobri delodajalec. Glede na to, da je določilo zapisano tako, da znesek računa za stroške prenočevanja odobri delodajalec, daje delodajalcem možnost, da v svojih internih aktih opredelijo kolikšne stroške prenočevanja bodo zaposlenim priznavali (določi se kategorija hotela ali največ do določenega % od zneska hotela s petimi zvezdicami).

Če račun za prenočevanje delodajalec poravna neposredno hotelu, je primerno, da se kopija računa vseeno priloži k obračunu potnega naloga, saj nam na ta način urejena poslovna dokumentacija prihrani čas pri morebitni kontroli davčnega inšpektorja ali revizorja.

Povračila stroškov prevoza na službenih potovanjih v državi

ZDR določa, da mora delodajalec zaposlenemu zagotoviti povračila stroškov, ki jih ima pri opravljanju del in nalog na službenem potovanju.

Glede višine izplačil povračil stroškov prevoza na službenih potovanjih v državi je potrebno preveriti zneske določene s KPdej. Zneske lahko izplačujemo po pravilih zapisanih v kolektivni pogodbi ali po pravilih zapisanih v davčni uredbi. KPdej v glavnem določajo, da se na službenem potovanju v državi povrnejo stroški javnega prevoznega sredstva v velikosti dejanskih stroškov ali pa kilometrina, če delojemalec uporablja svoj avto. Različne kolektivne pogodbe določajo višino kilometrine na različne načine, lahko je določena v višini 30% 95-oktanskega bencina, lahko je v višini 0,37 evra za vsak prevoženi kilometer skladno z davčno uredbo.

V potnem nalogu mora biti ob izdaji določeno, kašen način prevoza se odobri. Če pride do spremembe, bi morala biti sprememba naknadno odobrena in obračun ustrezno popravljen. Pri obračunu potnega naloga je potrebno priložiti izvirne vozovnice za javni prevoz, lahko skupaj z računom zanje, in tudi morebitne druge dokumente, če je potrebno (vinjete, parkirne listke in podobno).

Če račun za prevoz (na primer letalsko vozovnico) plača delodajalec neposredno prevozniku, je primerno, da se kopija takšnega računa priloži k potnemu nalogu, da se lažje najde povezava med potnim nalogom in računom (seveda je dovoljeno takšne povezave urediti tudi kako drugače).

Pri obračunu kilometrine lahko upoštevamo razdalje med posameznimi kraji, kot izhajajo iz seznamov razdalj objavljenih v različnih medijih (na primer na spletni strani AMZS), lahko pa po dejansko prevoženih kilometrih. V primeru, da obračunavamo kilometrino po dejansko prevoženih kilometrih je smiselno v internem aktu (pravilniku) navesti katere cestne povezave se upoštevajo (najkrajše, najhitrejše..).

Zaposleni ima pravico tudi do povračila drugih stroškov, ki so povezani s prevozom na službenem potovanju, na primer cestnin, parkirnin, nadomestila za uporabo tunelov, trajektov, mostov, prevoza s taksijem in podobno.

Po 5. členu davčne uredbe se povračila stroškov prevoza na službenem potovanju v državi ne všteje v davčno osnovo do velikosti dejanskih stroškov prevoza z javnimi prevoznimi sredstvi, za prevoz z osebnim avtomobilom ali kombiniranim vozilom v komercialne namene ali za najem osebnega avtomobila. Pogoj za to, da se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju v državi ne všteje v davčno osnovo je, da je službeno potovanje dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz potnega naloga mora biti razvidno, da je delodajalec odobril vrsto prevoza.

V 5. členu davčne uredbe je še določeno, da se za povračila stroškov prevoza na službenem potovanju v državi štejejo povračila taks (letaliških taks, stroški peronskih kart in podobnih), povračilo stroškov goriva, če se uporablja službeno vozilo, cestnine in parkirnine ter povračilo stroškov prevoza in prenosa stvari oziroma prtljage. Iz tega lahko razumemo, da so pri prevozu na službenem potovanju, za katerega je bila odobrena uporaba lastnega prevoznega sredstva, neobdavčena tudi povračila stroškov za cestnine in parkirnine ter stroški prevoza in prenosa stvari oziroma prtljage.

Dnevnice za službena potovanja v tujini

Dnevnica je povračilo za stroške prehrane na službenem potovanju. ZDR v 130. členu določa obveznost delodajalca, da zaposlenemu zagotovi povračila stroškov, ki jih ima pri opravljanju del in nalog na službenem potovanju.

Glede višine izplačil dnevnic za službena potovanja v tujini je potrebno pogledati v KPdej. Podjetje ima možnost izplačevanja dnevnic za službena potovanja v tujini glede na velikosti določene v internem aktu, v kolektivni pogodbi ali pa glede na zneske določene v davčni uredbi za tujino ali po uredbi. Uredba za tujino ureja povračilo stroškov za službena potovanja v tujino za javne uslužbence in funkcionarje v državnih organih, upravah samoupravnih lokalnih skupnosti, javnih agencijah, javnih skladih, javnih zavodih, javnih gospodarskih zavodih ter drugih osebah javnega prava, ki so posredni uporabniki državnega proračuna ali proračuna samoupravne lokalne skupnosti. Za zaposlene v gospodarstvu se načeloma ta uredba ne uporablja, temveč se za davčne namene upošteva uredba o davčni obravnavi povračil stroškov, ki drugače ureja število ur na službeni poti za ugotovitev dnevnice, vendar pa se tudi za to davčno uredbo uporablja priloga iz uredbe za tujino (v prilogi so navedene višine dnevnic po državah in mestih). V gospodarstvu bomo torej najprej ugotovili število ur na službeni poti ter odstotek pripadajoče dnevnice po 4. členu uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov, višino dnevnic pa prebrali v prilogi k uredbi za tujino. Tako ugotovljeno dnevnico bomo potem ustrezno znižali, če so bili na poti zagotovljeni obroki, in sicer kot določa 6. člen uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov. Le če v kolektivni pogodbi za delodajalca piše, da se dnevnice obračunajo pod pogoji in na način, kot velja po uredbi za tujino, bomo dnevnice obračunavali tudi po pogojih iz te uredbe (drugače se obračunavajo glede na ure).

 

Kdaj se službeno potovanje v tujino začne in kdaj se konča?

Uredba za tujino tega podrobneje ne določa, po našem mnenju pa je to čas odhoda in vrnitve na dom oziroma v drugo običajno dnevno prebivališče zaposlenega, od koder se praviloma vozi na delo (stalno ali začasno prebivališče, službeno stanovanje). V čas službenega potovanja v tujino se šteje tudi čas, ki ga zaposleni prebije na potovanju v Sloveniji.

Stroški službenega potovanja v tujino se zaposlenemu povrnejo v valuti obračuna potnega naloga za službeno potovanje ali v domači valuti.

Valuta obračuna je valuta države oziroma ene od držav, v katero oziroma v katere se službeno potuje, če gre za države, katerih valute so na dnevni tečajni listi za komitente Banke Slovenije, oziroma valuta iz priloge uredbe, to je ameriški dolar ali evro. Za preračun stroškov iz valut držav, ki niso na dnevni tečajni listi za komitente Banke Slovenije, se uporabi tečaj iz tečajnice referenčnih tečajev ECB oziroma tečajnice Banke Slovenije za valute, za katere ECB ne objavlja dnevnih referenčnih tečajev. Če zaposleni delodajalcu predloži za potrebe obračuna potnega naloga za službeno potovanje v tujino dokazilo o zamenjavi valute, kjer ni na razpolago ustreznih tečajev in je iz njega mogoče ugotoviti menjalno razmerje, se izkazani tečaj zamenjave pri obračunu upošteva.

Vsi stroški službenega potovanja v tujino se preračunajo v valuto obračuna po referenčnem tečaju, in sicer dnevnice po referenčnem tečaju na zadnji dan službenega potovanja, preostali stroški, nastali v tujini, pa po referenčnem tečaju na dan nastanka stroška oziroma na dan izdaje listine, ki ga izkazuje. Valuta obračuna za posamezno službeno potovanje v tujino je lahko samo ena, vendar se stroški, izkazani oziroma nastali v Sloveniji in kilometrina obračunajo in izplačajo v evrih.

Dnevnice za službena potovanja v tujino so za posamezne države in mesta določene v prilogi uredbe za tujino.

Kjer se kolektivne pogodbe ali akti delodajalca sklicujejo direktno na obračun dnevnic pod pogoji iz uredbe za tujino, prav tako za vse javne uslužbence in javni sektor, se dnevnice iz priloge obračunajo v višini:

- nad 14 do 24 ur: cela dnevnica,

- nad 10 do 14 ur 75 % dnevnice.

Dnevnica za potovanje do 10 ur torej ni več predvidena (velja od 7.7.2012), in sicer le za javni sektor in za tisti del gospodarstva, ki se v svojih aktih opira na pogoje, kot veljajo za uredbo za tujino.

Kjer se kolektivne pogodbe ne sklicujejo na neposredno rabo uredbe za tujino, se v gospodarstvu obračunajo dnevnice po pravilih iz kolektivne pogodbe in internih aktov podjetja ter pogodb o zaposlitvi skladno z 2. odstavkom 4. člena Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov v davčno osnovno ne vštevajo dnevnice:

- nad 14 do 24 ur cela dnevnica,

- nad 8 do 14 ur 75% dnevnice in

- nad 6 do 8 ur 25 % dnevnice.

Zneski po uredbi za tujino se ustrezno zmanjšajo, če je na službenem potovanju zagotovljena brezplačna prehrana ali če jo plača delodajalec posebej. Pri zmanjševanju zneskov se upošteva pravilo o številu obrokov, katerim je namenjena posamezna dnevnica. Pri službenem potovanju v tujino se šteje, da zaposlenemu pripadajo za odsotnost

- nad 14 do 24 ur trije obroki in

- nad 10 do 14 ur dva obroka.

Če so zaposlenemu na službenem potovanju v tujini zagotovljeni vsi obroki, ki mu pripadajo za posamezno vrsto službene odsotnosti v tujini, bi prejel za pokrivanje morebitnih drugih stroškov na službenem potovanju le 20% pripadajoče dnevnice glede na čas službene odsotnosti. Navedeno so pogoji iz uredbe za tujino, ki pa jih davčna uredba ne vsebuje.

Po uredbi za tujino se zneski pripadajoče dnevnice se popravijo tako, da se obračuna pri odsotnosti

- nad 14 do 24 ur za zagotovljeni brezplačni zajtrk 10% in za brezplačno kosilo oziroma večerjo po 35% dnevnice iz prvega odstavka 7. člena uredbe za tujino,

- nad 8 do 14 ur za zagotovljeni brezplačni zajtrk 15% in za brezplačno kosilo oziroma večerjo po 40% pripadajoče dnevnice iz drugega odstavka 7. člena uredbe za tujino.

 

Kdaj se šteje, da je zaposlenemu na službenem potovanju zagotovljen brezplačni obrok?

Menimo, da takrat, kadar delodajalec poravna stroške tega obroka posebej po računu ali pa so že vključeni v kakšni drugi storitvi (na primer v kotizaciji za udeležbo na seminarju, hotelskem računu za nočitev z zajtrkom, hotelskem računu za polpenzion ali polni penzion, v računu za udeležbo na kongresu in v drugih podobnih primerih.

Davčni vidik dnevnic za tujino

Davčna uredba (t.j. Uredba o davčni obravnavi višin povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja) za določitev višine davčno priznanih dnevnic za službena potovanja v tujino napotuje na neposredno rabo priloge k uredbi za tujino (seznam držav).

Po 4. členu davčne uredbe se v davčno osnovo ne vštevajo dnevnice za odsotnost

- nad 14 do 24 ur do zneska za posamezno državo oziroma območje, določeno v prilogi 1 uredbe za tujino,

- nad 8 do 14 ur do 75% zneska za posamezno državo oziroma območje, določeno v prilogi 1 uredbe za tujino,

- nad 6 do 8 ur do 25% zneska za posamezno državo oziroma območje, določeno v prilogi 1 uredbe za tujino.

Če stroški prenočevanja na službenem potovanju v tujini vključujejo tudi plačilo zajtrka, se znesek dnevnice za službeno potovanje, ki traja

- nad 8 do 14 ur zmanjša za 15%,

- nad 14 do 24 ur zmanjša za 10%.

Uredbi sta glede zmanjšanja povračila stroškov zaradi organiziranega zajtrka usklajeni, če so organizirani drugi obroki hrane (kosilo in/ali večerja) pa davčna uredba ne predvideva zmanjšanja višine zneska predvidene dnevnice.

Pravica zaposlenih, ki izhaja iz uredbe za tujino po kolektivnih pogodbah, je manjša od zneskov, ki jih kot maksimalne še ne obdavčene dovoljuje davčna uredba.

Zneski dnevnic za tujino

Višino dnevnic za posamezno državo ureja Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino. Zneski dnevnic so določeni v evrih ali ameriških dolarjih. Po zadnjih spremembah in dopolnitvah Uredbe so dnevnice za posamezne države določene v naslednjih velikostih:

približaj

 

približaj

Povračila stroškov prenočevanja na službenih potovanjih v tujini

ZDR določa obveznost delodajalca, da zaposlenemu zagotovi povračila stroškov v zvezi z delom med katera spada tudi povračilo stroškov prenočevanja na službenih potovanjih v tujini.

Glede velikosti izplačil je potrebno preveriti v KPdej. Pravila in zneski izplačil so lahko določeni v kolektivni pogodbi ali po uredbi za tujino oziroma po davčni uredbi. Podjetje lahko uporabo pravil določi v svojih internih aktih ali pa sledi pravilom direktno iz osnovnega pravnega vira (kolektivne pogodbe, davčne uredbe).

Stroški prenočevanja na službenem potovanju v tujini se zaposlenemu povrnejo v znesku plačanega hotelskega računa. Podlaga za izplačilo je račun, ki glasi na zaposlenega ali na podjetje.

Če je račun za prenočevanje plačal delodajalec direktno hotelu, je smiselno kopijo računa priložiti k potnemu nalogu ali pa na obračunu potnih stroškov zabeležiti številko računa. Takšna interna organizacija odlaganja poslovne dokumentacije nam ob morebitni kontroli olajša preverjanje ujemanja dejanskega službenega potovanja s potnim nalogom.

Po 6. členu davčne uredbe se povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju v tujino ne všteje v davčno osnovo do velikosti dejanskih stroškov prenočevanj, če je to dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Drugih pogojev (na primer glede kategorije hotela) za izvzemanje povračila stroškov prenočevanja iz obdavčitve davčna uredba ne določa.

Tako se pri obračunu stroškov prenočevanja pravzaprav ne more zgoditi, da bi se vštevali v davčno osnovo za obračun dohodnine in prispevkov za socialno varnost, če so dokumentirani s potnim nalogom, ki ga je odobril delodajalec in v skladu z dejanskim računom za nočitev.

Povračila stroškov prevoza na službenih potovanjih v tujini

ZDR določa obveznost delodajalca, da zaposlenemu zagotovi povračila stroškov v zvezi z delom. Med te stroške spadajo tudi stroški prevoza na službenih potovanjih v tujini.

Glede obveznosti delodajalca o višini povračil stroškov prevoza na službenih potovanjih v tujini mora delodajalec preveriti kakšne so njegove obveznosti po KPdej. Možnosti je tako kot pri vseh povračilih več, lahko se uporabljajo zneski po kolektivnih pogodbah ali zneski po uredbi za tujino ali po davčni uredbi. Najpogostejša je določba, da se upošteva uredba za tujino.

Če je zaposlenemu na službenem potovanju v tujini po odredbi predpostavljenega odobrena uporaba lastnega avtomobila, se znesek povračila določi na podlagi kilometrine. Kilometrina se povrne v višini 30% cene litra 95-oktanskega neosvinčenega motornega bencina za vsak prevoženi kilometer in to ne glede na število prevoženih kilometrov (velja za javni sektor in tiste kolektivne pogodbe dejavnosti, ki se sklicujejo na uredbo za tujino), sicer pa največ do 0,37 EUR za prevoženi kilometer, kot določa davčna uredba.

Če je račun za prevoz ali račun za najem vozila na službenem potovanju v tujini plačal delodajalec, je smiselno kopijo takšnega računa priložiti k obračunu potnega naloga, saj si tako olajšamo delo pri morebitni kontroli revizorja ali davčnega inšpektorja, ki želi preveriti povezavo med nastalimi stroški in potnimi nalogi.

Pri določanju notranjih pravil v podjetju je priporočljivo upoštevati pravila iz uredbe o povračilu stroškov v tujini, da se

- zaposlenemu le izjemoma povrnejo stroški letalskega prevoza v višjem razredu od ekonomskega, kadar gre za nujno potovanje, ki ga ni bilo mogoče vnaprej natančno načrtovati in zato potovanje v ekonomskem razredu iz objektivnih razlogov ni možno,

- če se službeno potuje z vlakom ali z ladjo povrnejo stroški železniškega oziroma ladijskega prevoza v prvem razredu po potrebi s spalnikom oziroma kabino, kadar potovanje traja več kot 12 ur.

14. člen uredbe za tujino določa še, da se na podlagi predloženega računa obračunajo tudi drugi prevozni in preostali stroški, ki nastanejo pri službenem potovanju v tujino in sicer:

- stroški uporabe javnega prevoza ali taksija v kraju službenega potovanja,

- stroški za prevoz in prenos stvari oziroma prtljage,

- poštni, telegrafski in telefonski stroški, ki so nujni pri opravljanju službenega potovanja,

- stroški za najem osebnega avtomobila, če je to ekonomsko ugodneje,

- takse (letališke takse, peronske karte in podobno),

- parkirnine, cestnine in podobni stroški, če se uporablja lastno vozilo,

- izdatki za gorivo, parkirnine, cestnine in podobne stroške, če se uporablja službeno vozilo.

V 5. členu davčne uredbe je določeno še, da se za povračila stroškov prevoza na službenem potovanju v tujini štejejo tudi naslednja povračila:

- taks (letaliških taks, stroškov peronskih kart in podobno),

- stroškov goriva, če se uporablja službeno vozilo, cestnine in parkirne ter

- stroškov prevoza in prenosa stvari oziroma prtljage.

Iz te določbe je razumeti tudi, da so pri prevozu na službenem potovanju v tujini, za katero je bila odobrena uporaba lastnega avtomobila, neobdavčena tudi povračila za cestnine, parkirnine in druge podobne stroške prevoza in prenosa stvari in prtljage. Zaposleni ima pravico do povračil stroškov, ki se ne vštevajo v njegovo davčno osnovo za obračun dohodnine in socialnih prispevkov, če ima račun, ki ga dobi na cestninski postaji, pri nakupu vinjete v tujini, za parkiranje, uporabo tunela in podobno.

Povračila drugih stroškov na službenih potovanjih v tujini

ZDR v 130. členu določa obveznost delodajalca, da zaposlenemu zagotovi povračila stroškov, ki jih ima pri opravljanju različnih del in nalog na službenem potovanju. Med njimi najdemo tudi druge stroške, ki jih ima zaposleni pri službenem potovanju v tujini kot so stroški reprezentance, zdravstvenega zavarovanja na službeni poti v tujino.

Glede velikosti povračil je potrebno preveriti, kako določa višino takšnih povračil KPdej. Možnosti so različne, najpogosteje se uporablja uredba za tujino.

Uredba za tujino namreč določa še možnost povračila nekaterih drugih stroškov, ki jih lahko ima zaposleni na službenem potovanju (za zdravstveno zavarovanje, reprezentanco).

- med dejanskimi stroški in stroški, ki se obračunajo pristojnemu nosilcu obveznega zdravstvenega zavarovanja v Republiki Sloveniji, če gre za nujne zdravstvene storitve v državah članicah EU in Evropskega gospodarskega prostora,,

- med dejanskimi stroški in stroški, ki se obračunavajo pristojnemu nosilcu obveznega zdravstvenega zavarovanja v Republiki Sloveniji, če gre za nujne zdravstvene storitve v državah, s katerimi ima Republika Slovenija sklenjene meddržavne pogodbe,

- med dejanskimi stroški in priznanimi stroški, ki jih največ do velikosti (ustreznega deleža) povprečne cene takšnih zdravstvenih storitev v Sloveniji obračuna pristojni nosilec obveznega zdravstvenega zavarovanja v Republiki Sloveniji, kadar gre za nujne zdravstvene storitve v državah, ki niso zajete v prejšnjih dveh alinejah.

Povračilo stroškov v obsegu iz prejšnjega odstavka se zaposlenim lahko zagotovi tudi s sklenitvijo posamičnega ali skupinskega zdravstvenega zavarovanja z medicinsko asistenco v tujini ali pa se zaposlenemu povrnejo stroški zavarovalne premije plačane za individualno zdravstveno zavarovanje z medicinsko asistenco za enako tveganje, ki si ga zaposleni uredi sam in zanj predloži ustrezen račun.

16. člen uredbe za tujino določa še, da se stroški službenega potovanja v tujino, ki jih je zaposlenemu poravnal gostitelj, ne povrnejo.

Davčna uredba stroškov zdravstvenih storitev oziroma zdravstvenega zavarovanja v primeru službenega potovanja v tujini ne ureja, vendar je mogoče iz njihove vsebine vseeno razbrati, da gre za stroške, ki jih je dolžan pokriti delodajalec oziroma urediti zaposlenemu ustrezno zavarovanje, da do takšnih stroškov ne bi prišlo.

Stroški reprezentance na službenem potovanju v tujini se zaposlenemu povrnejo na podlagi predloženega računa ob obračunu potnega naloga. Po našem mnenju bi bilo primerno, da se takšni stroški odobrijo že ob izdaji potnega naloga in napotitvi zaposlenega na službeno potovanje v tujino (čeprav v praksi to vedno ni izvedljivo).

Način plačila stroškov

Pravilnik o izvajanju Zakona o davčnem postopku po spremembah, ki veljajo od 27.12.2011 dalje, v 23. a. členu določa, da podjetja, samostojni podjetniki in zasebniki svojim zaposlenim povračil stroškov v zvezi s službenimi potovanji ne smejo več izplačevati v gotovini, ampak jim jih morajo nakazovati na njihove transakcijske račune pri bankah in hranilnicah. Potni stroški se smejo izplačevati v gotovini le, če gre za potne stroške v tistih primerih, ki so navedeni v 2., 4. in 5. točki 107. člena Zakona o dohodnini (na primer v društvih, zbornicah in podobno, če članom ni bil plačan dohodek za opravljeno delo na podlagi vabila ali poziva).